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BEA.NET und «gemdat» auf gemeinsamem Archiv produktiv

Im Zusammenspiel der drei Anbieter Bonimpex, Printcom und Gemdat entstand eine gemeinsam genutzte und rechtssichere Ablage für das digitale Schriftgut. Den Kristallisationspunkt bildet «gemdat dms & archiv», das die Dokumente der produzierenden Systeme BEA.NET und «gemdat» revisionssicher speichert. Physisches Papier ist nicht mehr aufzubewahren.

Grundlage für die Lösung waren Kundenanforderungen, einerseits ortsunabhängig und effizient zu arbeiten und andererseits, weitere physische sowie auch digitale Archive zu verhindern. Zudem fördert der Gesetzgeber die elektronische Verarbeitung von Betreibungen mit eSchKG.

Aus einem gemeinsamen Projekt mit Beteiligung von Printcom und Bonimpex ist eine revisionssichere Archivlösung entstanden, damit erstelltes Schriftgut nicht mehr als Papierexemplar abgelegt werden muss. Die Lösung wurde so konzipiert, dass auch eingehende Dokumente im Betreibungsamt revisionssicher verarbeitet und abgelegt werden können.

Funktionsweise BEA.NET

Die Dokumente werden bei angeschlossenem «gemdat dms & archiv» nicht mehr in der Dateiablage (Schuldnerablage) gespeichert, sondern direkt im Archiv. Anstelle des Icons «Dokumente abrufen» steht nun das Icon «Archivsuche» zur Verfügung.

  • Die über den Scann-Prozess eingelesenen elektronischen Dokumente werden im «gemdat dms & archiv» archiviert und sind aus der Software BEA.NET aufrufbar. Eine Weiterbearbeitung der eingehenden Dokumente erfolgt in elektronischer Form.
  • Der BEA.NET-Output (drucken) wird mittels «documento» signiert und revisionssicher als PDF-A archiviert. Ein Amtsdoppel im Papierformat wird nicht mehr ausgegeben.
  • eSchKG wird direkt aus BEA.NET verwaltet und archiviert. Die erledigten eSchKG-Fälle werden in die Schuldnerablage, anstelle wie bisher auf das Filesystem, neu ins «gemdat dms & archiv» archiviert.
  • Worddokumente können wie gewohnt bearbeitet werden. Übrige Dokumente können archiviert und abgerufen werden
  • Die bestehenden Dokumente der Schuldnerablage auf dem Filesystem werden beim Projektstart alle ins «gemdat dms & archiv» migriert. Das Filesystem kann anschliessend gelöscht werden.

Voraussetzungen zur Einführung

Betreibungsamt

Für die Einführung der digitalen Ablage ist ein Gesuch beim Inspektorat inkl. Regelung der Verantwortlichkeiten für den Betrieb einzureichen. Betroffen sind dabei die ausgehenden Akten (ohne Eingehende).

Softwarehersteller

Die Softwareanbieter Printcom, Bonimpex und Gemdat stellen nachstehende Punkte sicher:

  • Integrität wird durch eine digitale Signatur und der Zeitpunkt der Speicherung durch einen Zeitstempel gewährleistet.
  • Dokumente werden im PDF/A-Format archiviert.
  • Die Dokumentation der Abläufe und Verfahren werden durch Protokolle und Logfiles zur Nachvollziehbarkeit hinterlegt.
  • Die Daten sind gesichert abgelegt. Ein Recovery-Konzept liegt vor.
  • Unabhängigkeit der Lieferanten: Es besteht die Möglichkeit, auf ein neues System zu migrieren.
  • Die Dokumente sind in Papierform wieder herstellbar (Reproduzieren).

Fragen zur Lösung? Gerne beraten wir Sie dazu. Loris D’Agostini ist Ihr Ansprechpartner und freut sich auf ihre Kontaktnahme unter 071 560 90 37 oder loris.dagostini@gemdat.ch.