Effizienzsprung bei smeyers Immobilien AG mit der digitalen Dokumenten-Verwaltung
Eine enge Zusammenarbeit mit der Gemdat AG führt zur Entwicklung von „gemdat immo dossier“-Software. Ein Erfahrungsbericht nach 3 Jahren Nutzung mit Patrick Meyer, Geschäftsführer, und Dominik Wullschleger, Sachbearbeiter Rechnungswesen der smeyers AG.
Papierablage bringt smeyers AG Effizienzprobleme
Die Verwaltung der smeyers AG wurde früher „hemdsärmelig gemacht“, weiss Patrick Meyer. „Die Immobilienbewirtschaftung war an die Buchhaltung angehängt – und alles wurde in Papierform erledigt.“ Das brachte einige Probleme mit sich: „Vor allem die Effizienz bei der Suche nach Dokumenten war ein Problem, weil es keine saubere Dokumentenablage gab.“
Lange Suche nach analogen Dokumenten und Gefahr von Totalverlust
„Wir sind zwar nicht sehr gross», sagt Patrick Meyer, „aber bei drei Standorten ist es gut, wenn alle auf die Dokumente zugreifen können.“ Insbesondere bei Liegenschafts-Unterlagen habe es die Herausforderung gegeben, dass viele Unterlagen in Papierform einfach nicht auffindbar waren. Ein Grund dafür sei sicherlich auch das Hochwasser von 2005 gewesen. „Mit einer digitalen Ablage hat man einfach eine grössere Sicherheit und die Möglichkeit, Dokumente geordnet abzulegen.“
Zügiger Projektstart und angenehme Zusammenarbeit
Es sei eine sehr gute Zusammenarbeit gewesen, hebt Meyer hervor. Zudem ist die gute Führung seitens Gemdat in Erinnerung geblieben. „Für uns war das ja Neuland“, sagt Patrick Meyer, „wir wussten nicht, wie so etwas funktioniert.“
„gemdat immo dossier“ schrittweise bei smeyers AG eingeführt
„In ihrer Führungsrolle hat die Gemdat definiert, welche Abläufe wir definieren müssen“, gibt Wullschleger Einblick in die Rollenverteilung bei der Zusammenarbeit. Gemeinsam habe man dann remote und in Präsenz vor Ort die Ergebnisse beurteilt , verarbeitet. Die Einführung der Software erfolgte im Projektverlauf schrittweise.
Herausforderung: Akten und Rechnungen digitalisieren
Eine der zentralen Herausforderungen bestand in der Digitalisierung der Dokumente. „Wir mussten ja alles einscannen“, erklärt Patrick Meyer. Das Projekt entwickelte sich derweil in verschiedenen Schritten weiter. So erfolgten nach dem Digitalisieren der Projektakten etwa das Einscannen der Papierrechnungen und die Anbindung der neuen Software „gemdat immo dossier“ an das interne Immobiliensystem.
Sichere Archivierung von Dokumenten mit d.velop-DMS
„Ich bin davon überzeugt, dass Dokumente, die wir digital abgelegt haben, jetzt dauerhaft und sicherer archiviert sind.“ Zu diesem Zweck nutzt das Unternehmen ein Cloud-DMS von d.velop. Zur Einführung neuer Software und damit der Etablierung digitaler Workflows bei der smeyers AG sagt Patrick Meyer: „Am Anfang ist es natürlich immer eine Umstellung, aber man kommt heutzutage ja gar nicht mehr drumherum.“ Schnell aber hätten sich alle an die neuen Workflows gewöhnt. „Es ist auch wirklich einfach und jeder kann es bedienen.“
Digitalisierung längst nicht abgeschlossen
Dass sich die Einführung von „gemdat immo dossier“ gelohnt hat, darüber ist man sich bei der smeyers AG einig. Ebenso, dass die Digitalisierung im Unternehmen noch längst nicht beendet ist.
Weitere Zusammenarbeit mit Gemdat fest eingeplant
Eine weitere Zusammenarbeit mit Gemdat ist fest geplant. Dominik Wullschleger konkretisiert: „Bisher haben wir den digitalen Rechnungsprozess nur für die Liegenschaften-Buchhaltung, den hätten wir auch gern für die gesamte smeyers AG.“
Loris D’Agostini verrät interessierten Immobilienbewirtschaftern gerne weitere Details. Er ist erreichbar unter 071 560 90 37 und loris.dagostini@gemdat.ch.
Bildquelle: Pixabay, Autor sasint
