Schluss mit Papier bei der Gebäudeversicherung Zürich

Wie noch viele Firmen hatte auch die Gebäudeversicherung Zürich (GVZ) umfangreiche Papierakten. Im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes wurden ‹zigtausende von Brandschutz-Akten gescannt und in ein digitales Dokumentenarchiv überführt.

Über die Jahre sammelten sich beim Brandschutz der GVZ viele Akten zu Gebäude und Bauprojekten an. Dossiers wurden in einem Rotomat, einem «Hochregallager» für Papierakten, manuell verwaltet. Das Ablegen von Dokumenten war zeitintensiv und erforderte höchste Zuverlässigkeit. Auch der Zugriff auf eine abgelegte Akte war alles andere als effizient und sicher.

Mit dem Ziel, effizienter mit vorhandenen Dokumenten zu arbeiten, wurde der gesamte Dokumentenbestand digitalisiert und in das Dokumentenarchiv d.3ecm überführt. Sämtliche Akten wurden dabei mit den relevanten Gebäuden verknüpft und zu Gebäudedossiers zusammengefasst. Das ermöglicht den Mitarbeitenden der Abteilungen Brandschutz und Versicherung einen massiv besseren Überblick. Ganz nebenbei schaffte man mit dem Projekt räumlich Platz, da es die Rotomaten nicht mehr benötigt. 

Neu wird auf physische Akten verzichtet. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt mit wenigen Klicks und die Informationen zu den Gebäuden sind strukturiert und übersichtlich verfügbar.

Gerne beraten wir Sie dazu. Ihr Ansprechpartner ist Loris D’Agostini. Er ist erreichbar unter 071 560 90 37 und loris.dagostini@gemdat.ch.

Mehr zur Gebäudeversicherung Zürich: www.gvz.ch