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Stadt St. Gallen: Auf dem Weg zum digitalen Liegenschaften-Management

Das Hochbaumamt der Stadt St. Gallen kümmert sich um die nachhaltige Entwicklung, den Bau, den Unterhalt und die Verwaltung der städtischen Liegenschaften. Dazu setzen sie verschiedene Tools ein, vom Excel bis hin zu spezifischen Softwarelösungen. Gemdat unterstützt die Stadt St. Gallen auf dem Weg zu einer durchgängig digitalen IT-Landschaft.

Digitalisierungs-Vakuum in der Immobilien-Branche

Die Trends wie Digitalisierung und KI, aber auch die ökologischen Herausforderungen verändern das Liegenschaftenmanagement grundlegend und bieten grosse Chancen. Systeme und Prozesse werden vernetzt, und es entstehen neue Softwarelösungen, welche spezifische Bedürfnisse erfüllen. Die heutigen IT-Landschaften sind in den meisten Organisationen geprägt von einem grossen manuellen Aufwand und verschiedenen nicht abgestimmten Tools.

Ausgangslage Stadt St. Gallen

  • Das Hochbaumamt St. Gallen (HBA) ist verantwortlich für den Betrieb von Schulhäusern, Sportanlagen, Kulturstätten, Versorgungs- und Verwaltungsgebäuden.
  • Im HBA werden zahlreiche Softwarelösungen eingesetzt, die ihren spezifischen Zweck gut erfüllen, aber wenig aufeinander abgestimmt sind. Zudem existieren zahlreiche Excel-Tabellen, die durch die Mitarbeitenden auf Bedarf hin ad-hoc und individuell weiterentwickelt werden.
  • Daten wie auch Dokumente werden verteilt in den verschiedenen Applikationen gehalten und sind damit auch oft redundant.
  • Dokumente in Papierform werden ergänzend im Büro, im Archiv und zum Teil auf den Anlagen geführt, wobei letztere nicht selten auf dem neuesten Stand sein können.
  • Für zahlreiche Aufgaben gibt es keine Tool-Unterstützung, woraus sich manuelle, repetitive Arbeiten ergeben.

Wie entwickelt sich die Stadt weiter?

Im Rahmen einer Neuorganisation des HBA wurde stadtintern vom Leiter Objektmanagement, Jakob Willi, die Frage aufgeworfen: Wie entwickeln wir uns von der heute tendenziell verzettelten IT-Landschaft in eine durchgängig digitale IT-Welt?

Die Gemdat AG, etablierter Anbieter von Dienstleistungen für die Öffentliche Verwaltung und methodisch erfahren in der Konzeption und Orchestrierung von Softwarelösungen, nahm diese Fragestellung auf. Gemeinsam startete die Stadt St. Gallen mit dem IT-Experten Sandro Ferrarini der Gemdat die Analyse ihrer Ausgangslage mit der Zielsetzung, dem HBA Vorschläge zur Optimierung ihrer Arbeitsmittel und Arbeitsweisen zu unterbreiten.

Vorgehen: Von der Analyse zum Massnahmenplan

In einem ersten Schritt wurde im Rahmen eines halbtätigen Workshops ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Liegenschaftenstruktur, Organisation, Anspruchsgruppen und Aufgaben erarbeitet. Auf dieser Basis wurden in einem weiteren Workshop die für die Aufgabenerfüllung vorhandene Toolunterstützung analysiert sowie die vorhandenen Problemstellungen identifiziert. Im Anschluss galt es die Ergebnisse gemeinsam zu strukturieren und zu priorisieren.

Auf Basis dieser IST-Analyse erarbeitete Gemdat Vorschläge zur Optimierung der Arbeitsmittel und der Arbeitsweise für das Liegenschaftenmanagement. Diese Aussenbetrachtung bietet dem HBA eine Einschätzung zum aktuellen Stand und gibt konkrete Handlungsempfehlungen zur Weiterentwicklung der IT-Systeme ab. Dazu Jakob Willi des HBA:

Nächste Schritte

Abgeleitet aus den gewonnenen Erkenntnissen wird das HBA, bevor einzelne neue Tools beschafft werden, eine Gesamtdaten- und Toollandkarte sowie eine Projekt-Roadmap erarbeiten. Dabei sollen insbesondere die Fragen geklärt werden,

  • welche Anwendungsfälle mit welchen Tools abgebildet werden sollen,
  • welche Daten zu den Liegenschaften in welcher Form in den Tools gehalten werden,
  • wie die Datenhoheit aussieht,  
  • wie die Daten optimal entstehen und zwischen den Tools ausgetauscht werden.

Alsdann wird gemäss einem klaren Plan die Einführung abgestimmter Software im Bereich Portfolio-, Facility-, und Dokumentenmanagement geplant.

Wir freuen uns, wenn wir die Stadt weiterhin auf ihrem Weg zur durchgängigen Digitalisierung begleiten dürfen. Für weitere Fragen zu diesem Vorhaben steht Ihnen unser Urs Gähwiler, Leiter Kommunikation Gemdat, gerne zur Verfügung. Sie erreichen ihn unter 071 560 90 20 und urs.gaehwiler@gemdat.ch.

Quelle Titelbild: St.Gallen-Bodensee Tourismus