W&P Immo-Grischa AG: Digital aus «gemdat» zur Bewirtschafter-Lösung
Immobilienbewirtschafter verarbeiten eine enorme Menge an Dokumenten zu ihren zahlreichen Liegenschaften. Die W&P Immo-Grischa führte mit dem «gemdat immo dossier» die vollständig digitale Abwicklung ihrer Papiere ein – vom Einscannen bis zur verbuchten Zahlung. Aus dem «gemdat immo dossier» werden darin kontierte, freigegebene Rechnungen dem Bewirtschafter-System zugeführt und dort automatisiert verbucht.
Prozess der digitalen Papierverarbeitung
Vor der Zeit des «gemdat immo dossier» wurden bei der W&P Immo-Grischa, wie bei vielen anderen Firmen auch, die Rechnungen physisch in den Freigabeprozess geleitet. Papierprozesse haben bekanntlich ihre Tücken: Die Schwierigkeiten reichten von fehlender Kenntnis bezüglich Rechnungsstatus bis hin zu unzufriedenen Lieferanten. Falsch abgelegte oder nicht mehr auffindbare Rechnungen mussten beim Lieferanten nachbestellt werden.
Neu wird mit dem «gemdat immo dossier» die gesamte Post beim Empfang gescannt. Damit gelangen Papier-Rechnungen direkt in einen digitalen Workflow zur Kontierung und Freigabe. Die per E-Mail eingehenden Rechnungen werden in denselben Workflow eingespeist. So werden alle Rechnungen identisch verarbeitet und alle Mitarbeitenden verfügen über eine Übersicht zum Status jeder einzelnen Rechnung. Nach der Freigabe werden alle relevanten Informationen mit den Rechnungs-Dokumenten via Schnittstelle der Bewirtschafter-Software übergeben.
Für die Buchhaltung bedeutet dieser Prozess eine enorme Entlastung, da alle relevanten Informationen digital und jederzeit verfügbar sind. Zudem sind im Bewirtschafter-System sämtliche Belege als Anhang zu den Buchungen hinterlegt, was die Kontrolle und Nachverfolgung zum Kinderspiel macht.
Das Projekt
Frau Stephanie Blatter der W&P Immo-Grischa führte das Projekt mit der Gemdat durch. «Die Software-Einführung verlief äusserst reibungslos. Das «gemdat immo dossier» wurde bestellt und von Gemdat mit einem Standardworkflow ausgeliefert inklusive der Stammdaten aus unserem Bewirtschafter-System. Wir erhielten einen Link zu unserer Software in der Cloud, auf welcher wir geschult wurden. Mittels der durch uns durchgeführten Tests identifizierten wir für uns wichtige Anpassungswünsche. Loris D’Agostini, der Ansprechpartner von Gemdat, besuchte uns anschliessend vor Ort, um den Prozess gemeinsam in Absprache mit uns anzupassen. Auf unsere speziellen Wünsche wurde mit grosser Geduld und Verständnis eingegangen. So erhielten wir am Schluss eine Lösung, welche auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Einführung gestaltete sich unerwarteterweise sehr unkompliziert, was man bei Software-Einführungen auch anders erleben kann.»
Fazit W&P Immo-Grischa AG
«Die nahtlose Integration des «gemdat immo dossier» zur Bewirtschafter-Lösung hat unsere Buchhaltungsprozesse revolutioniert. Mit der Einführung des Gemdat-Systemes wurden nicht nur der Kreditorenworkflow optimiert, sondern sämtliche Prozesse im Zusammenhang mit Dokumenten grundlegend verbessert. Ebenso wurde der gesamte bisherige Dokumentenbestand erfolgreich in das «gemdat immo dossier» übertragen, womit wir neu unabhängig unseres Arbeitsplatzes auf alle Dossiers Zugriff erhalten haben.
Wir bedanken uns herzlich für die Unterstützung des Gemdat-Teams, das uns auf dem Weg zur Digitalisierung begleitete und eine entscheidende Rolle für den Gesamterfolg unserer «Firmen-Digitalisierung» gespielt hat! Unsere Arbeitsweise hat sich stark verändert und wir sind begeistert davon.»
Loris D’Agostini verrät interessierten Immobilienbewirtschaftern gerne weitere Details. Er ist erreichbar unter 071 560 90 37 und loris.dagostini@gemdat.ch.
